W zakresie prowadzenia notatek czy zapisków o tym, co i kiedy mamy do zrobienia, każdy z nas ma inne nawyki, sposoby czy preferencje. Jedni zapisują wszystkie notatki w zeszycie A4, inni w małych kalendarzykach a jeszcze inni prowadzą swoje zapiski wyłącznie w formie cyfrowej na swoim smartphonie, tablecie czy komputerze.

W tym artykule opiszę kilka aplikacji z których korzystam do zarządzania zadaniami (nie mylić z zarządzaniem projektami) i podam specyfiki które powodują, że używam ich kilku. Inaczej bowiem korzystam z systemowej aplikacji Przypomnienia na urządzeniach Apple, a inaczej używam np. aplikacji Todoist, która łączy mój świat Apple z pracą na Windowsie.

Zanim o aplikacjach, muszę podać 2 kluczowe kryteria które powodują, że dana aplikacja spełnia moje oczekiwania bądź nie. Innych drobnych jest więcej ale te dwie definiują, czy odbiję się od programu i skasuję go po chwili, czy dam mu szansę na poznanie.

1) Aplikacja musi zapewniać płynność mojej pracy.

Jeżeli w trakcie działania, wykonywania zadań, aby skorzystać z aplikacji muszę się wybić z rytmu, zastosować niewspółmiernie wiele kliknięć, przeskakiwać między ekranami, aby wprowadzić zadanie do listy czy je zakończyć, to taka aplikacja odpada na starcie. Jej reakcja na polecenia, sposób wpisywania, nadawanie parametrów zadaniu, musi być ultra szybki i naturalny dla mojego stylu działania.

2) Aplikacja musi pomagać zarządzać mnie mną i moim czasem, a nie wymagać mojego czasu i zaangażowania w zarządzanie aplikacją.

Jeżeli mechanika aplikacji powoduje, że porządkowanie zadań, ich weryfikacja, zamykanie, przenoszenie itp. itd. jest tak skonstruowana, że zmusza użytkownika do zastanawiania się czasem jak coś zrobić, aby uzyskać oczekiwany efekt, to znaczy, że trzeba się z nią pożegnać. Pracując dynamicznie i sprawnie, nie możemy być spowalniani programem, który miał nas co do zasady wspierać i ułatwiać organizację naszego czasu.

Do tych kryteriów będę się odnosił w dalszej części tekstu, opisując konkretne programy.

Zacznijmy od systemowej aplikacji Przypomnienia

Każdy użytkownik urządzeń Apple ma ją zainstalowaną w systemie więc jest to najłatwiejsza i najszybsza droga do porządkowania swoich zadań i pilnowania ich realizacji. Jakiś czas temu opisałem, jak sobie dzięki niej pomagać w zakupach, więc zapraszam zerknąć do tego wpisu. Podaję tam konfigurację krok po kroku.

Dzisiaj jednak o czymś innym więc omijamy kwestie techniczne i skupiamy się jedynie na praktycznych zastosowaniach.

1) Przypomnienie o zadaniu w oparciu o lokalizację

Mam ustawione 2 lokacje adresowe pod gotowymi przyciskami w aplikacji Przypomnienia – Dom oraz Praca.
Regularnie korzystam z tej funkcji gdy coś muszę wykonać, pojawiając się w danym miejscu:

  • odbierz przesyłkę z paczkomatu (gdy dotrę do domu)
  • wyślij maila do osoby X (gdy dotrę do pracy)

Funkcja ta zawiera odpowiednią tolerancję i aktywuje się ok. 200-300 metrów od danego adresu docelowego, więc zanim zaparkujemy już otrzymamy nasze przypomnienie. Oczywiście lokacje możemy każdorazowo wskazywać wedle potrzeby dla zadania, wybierając ją na mapie.

2) Przypomnienie gdy wsiądę/wysiądę z auta

iPhone jeśli jest sparowany z radiem samochodowym, może wykorzystać nawiązanie bądź utracenie połączenia z radiem, do wywołania danego przypomnienia:

  • zadzwoń do osoby X (gdy wsiądę do auta – aby spokojnie po drodze porozmawiać przez zestaw głośnomówiący oczywiście)
  • daj znać, że dojechałeś na miejsce (gdy wysiądę z auta)

Co ważne, jeśli macie jakieś akcje które robicie regularnie, to wystarczy, że nie klikniecie w to zadanie aby ustawić je jako zakończone, a przypomni ono Wam się ponownie po kolejnym spełnieniu warunków (np. jutro gdy wrócicie z pracy pod Dom, znowu wyskoczy przypomnienie o paczkomacie).

Mogą to być również sytuacje incydentalne, trudne do zaplanowania. Na przykład: przejeżdżając w rejonie jakiegoś sklepu, może Wam wyskoczyć powiadomienie o kupieniu czegoś szczególnego. Ustawienie daty czy godziny się nie sprawdzi bo nie wiecie kiedy się tam znajdziecie bo to nic pilnego. Ale jakbyście przejeżdżali w okolicy, to taka przypominajka załatwi temat.

Powyższe zastosowania to niestety jedyne (poza listą Zakupy), które spełniają powyższe 2 kryteria. Próba ogarniania zadań na większą skalę niestety w moim przypadku się nie udaje. Jedną z kluczowych wad jest też to, że jeśli zignoruję przypomnienie, to program nie wróci z przypomnieniem ponownie, tylko dana pozycja na liście wisi jako przeterminowana.

Do innych drobnych, powtarzalnych rzeczy jest aplikacja Due

Due to jedna z tych aplikacji bez których nie jestem w stanie funkcjonować. Jest dla mnie niejako przylepiona do iPhone’a i jakby zniknęła z rynku to byłbym w niemałym kłopocie.
Due jest dostępne również na iPada i na Mac’a oraz posiada świetne interaktywne powiadomienia na Apple Watch (np. przesuń zadanie o 45 minut, o 3h, o 1 dzień), synchronizuje się przez iCloud więc zawsze jesteście na bieżąco.

W tej aplikacji lądują wszystkie moje prywatne zadania, czasem niezwykle drobne a przede wszystkim te, które wymagają powtarzalności. Płacisz rachunek każdego 11 dnia miesiąca? Ustaw sobie przypomnienie na każdy 11 dzień miesiąca. Masz do zapłacenia podatek co roku, ustaw sobie przypomnienie na konkretną datę z powtarzaniem właśnie co roku.

Kluczową przewagą Due nad wyżej opisanymi Przypomnieniami jest fakt, że jeśli zignorujemy powiadomienie o zadaniu, aplikacja za kwadrans przypomni się znowu. Ponownie zignorujemy, za kolejny kwadrans znów się przypomni. Interwał można ustawić wg własnych preferencji. Chcecie każdego wieczora przez 30 minut trenować? Ustaw przypomnienie codzienne a aplikacja będzie Cię pilnować i przypominać do czasu aż potwierdzisz, że zadanie jest zrobione.

Kolejną przewagą jest możliwość odkładania zadania na później, nawet dla zadań powtarzalnych, z możliwością wyboru czy przesunąć na stałe w kalendarzu czy tylko ten jeden raz. Na przykład: opłacamy rachunek 11-ego ale nie dotarł jeszcze wyjątkowo w tym miesiącu, więc opóźniamy o jeden dzień na 12-ego. Za miesiąc jednak przypomnienie pojawi się standardowo 11-ego dnia miesiąca.

I na koniec najważniejsze – interfejs użytkownika. Kreowanie zadań i ustawianie przypomnień jest ultra szybkie. Czegoś takiego nie widziałem jeszcze w żadnej aplikacji. Gdy piszecie treść zadania do wykonania, macie na ekranie od razu komplet przycisków do ustawienia terminu. Można ustawić gotowe zestawy godzinowe dla poranka, południa, popołudnia i wieczoru. Na przykład 08:45; 12:00, 19:15 i 21:00. Wpisując zadanie, klikacie gotową godzinę i załatwione.

Dodatkowo macie przyciski z modyfikatorami co do minut, godzin i dni. Więc jak potrzebujecie ustawić coś na 15:00, to klikacie 12:00 i trzy kliki +1h i gotowe. Chcecie 15:20 to jeszcze dokładacie dwa kliki na +10 minut i gotowe. Wszystko na jednym ekranie, w jednym miejscu – ultra szybko i wygodnie. Klik na OK i zapisane. Bez wybierania rolki jak w Przypomnieniach, przewijania tej rolki najpierw dla godziny, potem dla minuty a jeszcze osobno wybieranie daty.

W Due jest rewelacyjnie szybko i intuicyjnie, co sobie bardzo cenię i polecam spróbować. Jest to dla mnie tak ważne narzędzie, że opłacam roczną subskrypcję za kilka Euro, żeby tylko człowiek który ten program stworzył, nie porzucił utrzymywania i rozwijania tej aplikacji.

Do zadań służbowych na masową skalę i z opcją pracy w Windows, używam Todoist.

Program jest wart dedykowanego artykułu bo jego możliwości są niesamowite. Skupimy się jednak na moich zastosowaniach tym razem, więc podaję jedynie funkcjonalności istotne dla mnie, które wykorzystuję na codzień.

Przede wszystkim plusem jest działanie w przeglądarce. Mimo iż korzystam do rozmów z iPhone’a a służbowy laptop działa na Windowsie, to mogę pogodzić te dwa światy i używać Todoist na wszystkim.

Wyobraźcie sobie sytuację, gdzie jesteście na spotkaniu i prowadzicie np. przegląd sytuacji u obsługiwanych Klientów. Co chwila padają jakieś proste polecenia, co trzeba zrobić na każdym z tych Klientów i ewentualnie z kim coś trzeba załatwić.

Zadzwonić, sprawdzić, wysłać, przypomnieć, przygotować, zweryfikować, ustalić – może być tego naprawdę sporo, mimo iż pozornie wydają się te zadania nieskomplikowane i łatwe do zapamiętania.

Nic bardziej mylnego bo „najkrótszy ołówek, lepszy od najdłuższej pamięci”.

Todoist świetnie obsługuje etykiety, projekty (grupy tematyczne zadań w zasadzie), terminy i priorytety. Wszystkie te elementy można przypisać w trakcie pojedynczego wpisywania zadania, bez odrywania rąk od klawiatury.

Przykład:

Sprawdź przygotowanie oferty @NazwaKlienta @Nowak #Oferty p1 dziś 14:00

Pisząc to jedno powyższe zdanie i naciskając po każdej etykiecie TAB i Enter na końcu, załatwiłem sobie całkowicie przyporządkowanie zadania do projektu i osoby oraz terminu bo:

  • NazwaKlienta to etykieta z nazwą Klienta poprzedzona znakiem @
  • Nowak to etykieta osoby która przygotowuje mi tą ofertę
  • Oferty oznacza projekt/grupę zadań (poprzedzona znakiem #) gdzie mam listę z wszystkimi zadaniami jakie dotyczą ofert
  • p1 to etykieta najwyższego priorytetu (odpowiednio p2, p3, p4)
  • dziś to data przypomnienia
  • 14:00 to godzina przypomnienia

Inny prostszy przykład:

Czy możemy wysłać już próbki? @Klientnr2 @Kowalski

  • Klientnr2 to nazwa innego Klienta
  • Kowalski to nazwisko kolegi który próbki przygotowuje

Po wpisaniu 10 takich szybkich zadań, wszystkie automatycznie lądują pod odpowiednią etykietą czy projektem.

Mało tego bo aplikacja w wersji na komputerze czy przez przeglądarkę, pozwala jednym ruchem zaimportować kilka zadań na raz. Jeśli ktoś robi notatki w programie tekstowym i lubi w jednym miejscu tej notatki robić sobie listę zadań do wykonania dla siebie, jak na przykład:

  • Zadzwonić do Olka
  • Oddać dokumenty do archiwum
  • Sprawdzić aneks
  • Ustalić termin spotkania z Jankiem

to wystarczy, że skopiuje tą listę i w polu do wpisywania zadania w Todoist ją wklei. Program rozpozna to jako 4 linie i zapyta czy zrobić z tego 4 zadania. Potwierdzacie i gotowe. Macie 4 nowe zadania na dowolnej liście do której chcieliście je dodać.

Efekt końcowy – w każdej chwili wiem ile mam zadań w danej sprawie bo każda etykieta wyświetla licznik i jednym kliknięciem mogę wyświetlić całą listę dla danej etykiety z podręcznego menu.

Ktoś niespodziewanie dzwoni i chce przegadać tematy do wspólnego załatwienia? Szybki klik w etykietę tej osoby czy projektu nad którym pracujemy i mamy od razu wszystkie tematy, jakie z tą osobą czy projektem chcieliśmy omówić. Koniec z zastanawianiem się, co tam ja jeszcze do Ciebie miałem?, czy kartkowania notatki po spotkaniu (jak już ją znajdziemy w gąszczu innych) itp. itd.

Zadania same się porządkują w widoku Dziś, uwzględniają priorytety i terminy, osobno na liście etykiet, na liście projektów, czy na zbiorczej liście wszystkich zadań. A my skupiamy się tylko na tym, co faktycznie mamy do zrobienia.

Todoist dla mnie jest świetnym rozwiązaniem bo w sposób wybitny spełnia 2 kryteria o których pisałem na początku. Musicie spróbować skorzystać i się przekonać bo tego trzeba doświadczyć, zwłaszcza że dostępna jest darmowa wersja dla każdego, jeśli projektów nie generujecie w setkach sztuk. Wtedy trzeba wykupić subskrypcję Premium za kilka Euro miesięcznie.

Todoist jest dodatkowo niezwykle przejrzysty wizualnie, opakowany w bardzo estetyczny, minimalistyczny interfejs z którym miło się pracuje, a który jednak poprzez swoje możliwości, jest niezwykle potężnym narzędziem.

I na koniec Trello.

Tutaj w ramach kontry do powyższych aplikacji napiszę krótko. Kompletnie mi nie leży ten program i nie jestem w stanie z niego korzystać. Odbiłem się od niego niezwykle szybko. Podaję go tutaj tylko jako alternatywę, abyście mogli go samodzielnie spróbować i porównać, np. z Todoist, bo Trello to świetne narzędzie ale kompletnie nie dopasowane do moich indywidualnych preferencji. U Was może być zupełnie odwrotnie.

Konkluzja jest taka: szukajcie narzędzi, które pasować Wam będą najlepiej bo jest w czym wybierać (świetne jest jeszcze np. Nozbe czy Omnifocus).
Liczę, że podane tutaj przykłady, pozwolą Wam odnaleźć swoją najlepszą konfigurację. A jeśli do tej pory nie korzystaliście jeszcze z aplikacji typu „To-Do” to powyższe przykłady niech służą jako opis potencjalnych możliwości ich zastosowania dla Was.

Powodzenia.